CASE STUDY | BUSINESS INTELLIGENCE

Πώς το Business Intelligence μετατρέπει την πληροφορία σε διοικητική απόφαση.

Άλλο είναι να έχεις δεδομένα και άλλο να μπορείς να τα μετατρέψεις σε μια απόφαση. Αυτό ήταν ένα από τα ζητήματα που εντοπίσαμε μέσα από μια συνεργασία μας με επιχείρηση λιανικής που δραστηριοποιείται σε περισσότερες από 35 χώρες.

Το πρόβλημα δεν ήταν η έλλειψη πληροφορίας

Με διαφορετικά σημεία πώλησης σε περισσότερες από μία αγορές, διαφορετικούς στόχους και διαφορετική απόδοση ανά κατάστημα, η διοίκηση χρειαζόταν κάτι περισσότερο από ένα ακόμη report. Χρειαζόταν να μπορεί, ανά πάσα στιγμή, να απαντήσει:

• Πού βρισκόμαστε σήμερα;
• Ποιο κατάστημα είναι εντός στόχου και ποιο όχι;
• Πόση είναι η απόκλιση;
• Τι μικτό κέρδος και περιθώριο δημιουργούμε;
• Με τον σημερινό ρυθμό, πού οδηγείται η χρονιά;
• Και τι πρέπει να αλλάξει τώρα;

Αυτές είναι οι ερωτήσεις που οδήγησαν στον σχεδιασμό του συστήματος.

Από το Reporting στο Business Intelligence

Δημιουργήσαμε ένα σύστημα Business Intelligence προσαρμοσμένο στον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η επιχείρηση. Κάθε υπεύθυνος καταστήματος έχει το δικό του επίπεδο πρόσβασης και βλέπει αποκλειστικά τα στοιχεία που αφορούν το κατάστημά του. Η κεντρική διοίκηση, αντίθετα, έχει συγκεντρωτική εικόνα ολόκληρης της εταιρείας. Κάθε εβδομάδα καταγράφονται στοιχεία όπως:

• πωλήσεις,
• εκπτώσεις,
• επιστροφές,
• κόστος πωληθέντων,
• μικτό κέρδος,
• αριθμός παραγγελιών,
• αριθμός πελατών.

Από εκεί και πέρα, το σύστημα μετατρέπει τα στοιχεία σε πληροφορία διοίκησης.

Δεν αρκεί να γνωρίζεις ότι είσαι πίσω από τον στόχο

Ο manager μπορεί να παρακολουθεί τον ετήσιο και εβδομαδιαίο στόχο, τις πραγματικές πωλήσεις, την απόκλιση, το μικτό κέρδος (gross profit), το περιθώριο (margin), κινητούς μέσους όρους (moving averages) και τον απαιτούμενο ρυθμό πωλήσεων για την επίτευξη του στόχου. Και εδώ βρίσκεται η ουσία. Το «είμαστε πίσω από τον στόχο» δεν βοηθά αρκετά τη διοίκηση. Χρειάζεται να ξέρει: πόσο πίσω; Γιατί; Ποια είναι η τάση; Και τι πρέπει να πετύχουμε από εδώ και πέρα; Αυτό μετατρέπει ένα report σε εργαλείο διοίκησης.

Η διοίκηση χρειάζεται διαφορετική εικόνα

Ένας υπεύθυνος καταστήματος πρέπει να γνωρίζει τι συμβαίνει στο δικό του κατάστημα. Η διοίκηση όμως πρέπει να μπορεί να δει ολόκληρη την επιχείρηση. Γι’ αυτό το κεντρικό dashboard συγκεντρώνει στοιχεία από όλα τα σημεία και επιτρέπει συγκρίσεις μεταξύ καταστημάτων και χωρών. Η διοίκηση μπορεί να παρακολουθεί:

• συγκεντρωτικούς στόχους (consolidated targets) και πραγματικές πωλήσεις,
• αποκλίσεις ανά κατάστημα και ανά χώρα,
• μικτό κέρδος και περιθώριο κέρδους,
• προβλέψεις (forecasts) με βάση τον τρέχοντα ρυθμό,
• κατάταξη καταστημάτων (shop rankings),
• καταστήματα που χρειάζονται προσοχή,
• εβδομαδιαίες αναφορές που δεν έχουν υποβληθεί.

Δεν χρειάζεται λοιπόν κάποιος να αναζητήσει το πρόβλημα μέσα σε διαφορετικά spreadsheets. Το πρόβλημα αρχίζει να γίνεται ορατό.

Και αυτό αλλάζει τη συζήτηση

Αν ένα κατάστημα βρίσκεται σημαντικά κάτω από τον στόχο, η συζήτηση δεν γίνεται τρεις μήνες αργότερα όταν φτάσουν τα οικονομικά αποτελέσματα. Μπορεί να γίνει τώρα. Γιατί υπολείπεται; Είναι θέμα πωλήσεων; Εκπτώσεων; Περιθωρίου; Κόστους; Αριθμού παραγγελιών; Μέσης αξίας παραγγελίας; Ή μήπως ο στόχος χρειάζεται επανεξέταση; Το Business Intelligence δεν παίρνει την απόφαση αντί της διοίκησης. Της δίνει όμως τη δυνατότητα να κάνει τις σωστές ερωτήσεις νωρίτερα.

Η πραγματική αξία αρχίζει όταν το σύστημα σε βοηθά να καταλάβεις:

• Τι συμβαίνει;
• Γιατί συμβαίνει;
• Πού οδηγούμαστε;
• Πού χρειάζεται παρέμβαση;
• Και τελικά: τι απόφαση πρέπει να πάρουμε;

Η προσέγγιση της PAREAS CONSULTING

Στην PAREAS CONSULTING δεν ξεκινάμε ένα έργο Business Intelligence ρωτώντας «τι χρειάζεστε;». Ξεκινάμε με μια διαφορετική ερώτηση: «ποιες αποφάσεις πρέπει να μπορεί να παίρνει καλύτερα η διοίκησή σας;» Μετά εξετάζουμε ποια δεδομένα χρειάζονται, ποιοι δείκτες έχουν πραγματική σημασία, ποιος πρέπει να βλέπει τι, πόσο συχνά πρέπει να γίνεται η παρακολούθηση και πότε μια απόκλιση πρέπει να ενεργοποιεί τη διοίκηση. Γιατί ο στόχος δεν είναι περισσότερη πληροφορία. Είναι καλύτερες αποφάσεις.

Το πραγματικό κόστος είναι αυτό που δεν βλέπεις εγκαίρως

Μία επιχείρηση μπορεί να έχει αυξανόμενες πωλήσεις και ταυτόχρονα να χάνει περιθώριο. Μπορεί να πετυχαίνει τον μηνιαίο στόχο αλλά να αποκλίνει από τον ετήσιο. Μπορεί ένα κατάστημα να φαίνεται δυνατό σε τζίρο αλλά να υπολείπεται σημαντικά σε κερδοφορία. Και μπορεί όλα αυτά τα δεδομένα να υπάρχουν ήδη μέσα στην επιχείρηση. Απλώς κανείς να μην τα έχει ενώσει. Δεν χρειάζεσαι περισσότερα δεδομένα. Χρειάζεσαι να ξέρεις τι σου λένε τα δεδομένα σου.

Ας δούμε Παρέα, ποιες αποφάσεις μπορείτε να πάρετε… Καλύτερα!

Επικοινωνήστε μαζί μας για μια πρώτη συζήτηση.